文書番号と参照先の管理

文書番号は、対象文書を識別するための値です。保存場所、箱の管理番号、業務の受付番号が別にある場合、それぞれの用途を定義したうえで項目を分けて管理します。

同じ値が複数の帳簿に記載されている場合も、各帳簿が同じ対象・同じ単位を扱っているかを確認してください。資料一点、複製一組、受渡し一件など、数える単位の違いを項目の説明に残します。

参照先の登録は、その文書が存在する場所や関連する記録を案内する操作です。リンク先の本文を再確認したことや、保管物の内容を実査したことを、自動的に記録するものではありません。確認作業を実施した場合は、その範囲を別に登録します。