導入前に、利用部門と確認すること

旧台帳の移行では、項目数やデータ件数だけでなく、登録後に誰が何を確認するかを整理します。検索担当、文書管理担当、本文を作成する部門では、同じ項目を参照する目的が異なるためです。

導入前の確認では、普段使用している帳票を数種類選び、元の欄名と実際の記入内容を照らします。記入方法が変わった時期や、同じ様式を別部門が使う場合は、その範囲を記録して項目設計へ反映します。

移行後は、一覧から目的の文書へ進めるか、旧版を参照できるか、印刷しても必要な管理情報が残るかを、利用部門の担当者と確認します。製品の動作確認と、資料の内容確認は、それぞれの担当と完了条件を決めて進めます。